Главная » Политика обработки и защиты персональных данных
Политика обработки и защиты персональных данных
Общие положения 1.1. Политика обработки и защиты персональных данных в обществе с ограниченной ответственностью «Легион-информ» (далее – Общество, ООО «Легион-информ») определяет деятельность Общества в отношении обработки персональных данных и содержит общие сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных. 1.2. Целью Политики обработки и защиты персональных данных Общества является обеспечение защиты прав и свобод субъекта персональных данных при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность его частной жизни. 1.3. Положения настоящей Политики обработки и защиты персональных данных распространяются на все технологические процессы, связанные с обработкой персональных данных, и обязательны для исполнения всеми работниками Общества. 1.4. Обработка персональных данных осуществляется на основании и в соответствии с законодательством Российской Федерации, нормативными документами Правительства России, Управления Роскомнадзора, ФСТЭК и ФСБ России и локальными документами Общества. 1.5. Состав персональных данных устанавливается и ограничивается достижениями конкретных, заранее определенных и законных целей обработки и требованиями законодательства. В Обществе не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных. 1.6. В настоящей Политике обработки и защиты персональных данных, используются следующие термины, сокращения и определения: Автоматизированная обработка персональных данных — обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники. Персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Политика – Политика обработки и защиты персональных данных. Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу, распространение, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
Цели обработки персональных данных. 2.1 Общество обрабатывает персональные данные в следующих целях: 2.1.1. Выполнение трудового, налогового, пенсионного законодательства РФ, ведения бухгалтерского и кадрового учета. 2.1.2. Организация производства и получение прибыли за счет оказания услуг, предусмотренных Уставом Общества и его основными видами деятельности.
Правовое основание обработки персональных данных Общество осуществляет обработку персональных данных на основании: — Конституции Российской Федерации; — Трудового кодекса Российской Федерации; — Налогового кодекса Российской Федерации от 31.07.1998 № 146-ФЗ; — Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»; — Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»; — Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»; — Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»; — Положения о порядке обработки персональных данных; — Устава; — настоящей Политики.
Категории, способы, сроки обработки персональных данных, хранение и их уничтожение. 4.1. К категориям субъектов персональных данных, обрабатываемых в Обществе относятся: 4.1.1. Работники, состоящие в трудовых отношениях (в том числе уволенные работники). В данной категории субъектов обрабатываются персональные данные в связи с реализацией трудового, налогового, пенсионного законодательства РФ, ведения бухгалтерского и кадрового учета (п. 2.1.1. настоящей Политики): — фамилия, имя, отчество; год рождения; месяц рождения; дата рождения; место рождения; семейное положение; доходы; пол; адрес места жительства; адрес регистрации; номер телефона; СНИЛС; ИНН; гражданство; данные документа, удостоверяющего личность; данные документа, содержащиеся в свидетельстве о рождении; реквизиты банковской карты; должность; сведения о трудовой деятельности (в том числе стаж работы, данные о трудовой занятости на текущее время с указанием наименования и расчетного счета организации); отношение к воинской обязанности, сведения о воинском учете; сведения об образовании; сведения о судимости; информация о приеме на работу, перемещении по должности, увольнении, поощрении, взыскании; информация об отпусках; информация о командировках; карточка унифицированной формы Т-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.04 №1; свидетельство о заключении брака (изменении имени, фамилии, отчества). 4.1.2. Близкие родственники работников, состоящих в трудовых отношениях с ООО «Легион-информ. В данной категории субъектов обрабатываются персональные данные в связи с достижением целей, для осуществления и выполнения, возложенных законодательством Российской Федерации на Общество функций, полномочий и обязанностей (п. 2.1.1. настоящей Политики): — степень родства, ФИО родственника, год рождения. 4.1.3. Исполнители по договорам гражданско-правового характера. Персональные данные субъектов персональных данных, обрабатываются в целях исполнения Гражданского кодекса Российской Федерации, кадрового и бухгалтерского учета (п.2.1.1 настоящей Политики): — фамилия, имя, отчество; год рождения; месяц рождения; дата рождения; место рождения; место жительства и адрес фактического проживания; паспортные данные; телефонный номер (домашний, рабочий/служебный, мобильный), страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования; ИНН; образование и информация об образовании (наименование образовательного учреждения, сведения о документах, подтверждающие образование: наименование, номер, дата выдачи, сведения о квалификации, получении специальных профессиональных навыков и знаний); профессии; информация о трудовом стаже (место работы, должность, период работы); банковские реквизиты; данные о договоре гражданско-правового характера (№ договора ГПХ, дата его заключения, дата начала и дата окончания договора, вид работы, срок действия договора, форма оплаты). 4.1.4. Представители/работники клиентов и контрагентов (юридических лиц). В данной категории субъектов обрабатываются персональные данные, полученные в связи с заключением договора, стороной которого является клиент/контрагент (юридическое лицо), и используемые оператором исключительно для исполнения указанного договора (2.1.2. настоящей Политики): — фамилия, имя, отчество; адрес регистрации; адрес электронной почты; номер телефона; данные документа, удостоверяющего личность; номер расчетного счета, свидетельство о внесении в ЕГРИП (ОГРНИП). 4.1.5. Пользователи официального сайта ООО «Легион-информ, посредством сервиса «liveinternet.ru». В данной категории субъектов обрабатываются персональные данные, с целью анализа пользовательской активности и их взаимодействия с сайтом: — файлы «cookies» (куки-файлы). Пользователи, продолжая пользоваться сайтом, дают свое согласие на применение данных технологий. 4.2 В отношении персональных данных работников (субъектов), совершается только те действия, которые необходимы или желаемы для достижения указанных выше целей, включая: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, уничтожение, передачу, распространение, удаление, блокирование персональных данных. Обработка персональных данных осуществляется как с использованием средств автоматизации, так и без использования таких средств. 4.3 Доступ к персональным данным, работники получают для выполнения своих должностных обязанностей в соответствии с нормативными документами Общества. Все работники, осуществляющие обработку персональных данных, уведомлены о факте обработки ими персональных данных. Третьи лица получают доступ к персональным данным только в соответствии с законодательством и в предусмотренных им случаях. 4.4 Сроки обработки персональных данных определяются целями обработки персональных данных, федеральным законодательством, сроком исковой давности, нормативными документами органов государственного контроля и регулирования. 4.4.1. Для категорий субъектов ПДн указанных в подпунктах 4.1.1-4.1.3: – обеспечение выполнения трудового законодательства: 1) заключение, исполнения и прекращение трудовых договоров – трудовые договора, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении 50/75 лет; 2) обеспечение личной безопасности работника и сохранности имущества – в течении действия трудового договора и 3 года после; 3) обеспечение контроля количества и качества выполняемой работы, включая проведение дисциплинарных процедур, оценку деятельности работника — трудовые договора, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении 50/75 лет; 4) содействия в получении образования и продвижения по работе, путем направления на профессиональную подготовку, повышение квалификации и переподготовку: – 50/75 лет в отношении сведений (ПДн), подлежащих архивному хранению в соответствии с законодательством РФ; – договора об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договора, договора о проведении независимой оценки квалификации – 5 лет после истечения срока действия договора; – списки работников, прошедших повышение квалификации и профессиональную переподготовку, независимую оценку квалификации – 3 года; – переписка по оценке, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников – 3 года. 5) информационное обеспечение трудовой деятельности работника (кадровых изменениях, достижениях и т.д.), в том числе размещение персональных данных в информационных ресурсах ООО «Легион-информ» — в течении срока действия трудового договора; 6) ведение воинского учета – в течении 5 лет, начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение; 7) организация командировок и иных поездок работника (в том числе компенсация их расходов) – в течение действия трудового договора, если иное не предусмотрено законом; 8) расчет заработной платы, надбавок и других выплат, предоставление льгот и пособий – 50/75 лет в отношении сведений (ПДн), подлежащих архивному хранению в соответствии с законодательством; 9) организация электронного документооборота – в течение действия цифровой подписи; 10) установление очередности предоставления ежегодных отпусков – 5 лет с даты расторжения трудового договора; 11) организация охраны труда (включая проведение инструктажей по охране труда, проведение специальной оценки условий труда) – п. 7.3. Охрана труда Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236; – ведение кадрового и бухгалтерского учета: 50 лет в отношении сведений (ПДн), подлежащих архивному хранению в соответствии с законодательством РФ и 5 лет в отношении сведений (ПДн), подлежащих архивному хранению в соответствии с законодательством РФ; – обеспечение налогового законодательства: в соответствии со сроками, установленными законодательством (5 лет после увольнения); – обеспечение соблюдения пенсионного и страхового законодательства: 50/75 лет в отношении сведений (ПДн), подлежащих архивному хранению в соответствии с законодательством РФ. 4.4.2. Для категорий субъектов ПДн указанных в подпунктах 4.1.4: — в целях осуществления и выполнения, возложенных законодательством Российской Федерации, полномочий и обязанностей определены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. После исполнения (расторжения) договора срок его нахождения у ответственного исполнителя составляет не более 3 (трёх) лет. Затем документ передаётся в архив. 4.4.3. Для категорий субъектов ПДн указанных в подпунктах 4.1.5: – аналитики посещаемости сайта, сбора статистических данных – постоянные файлы cookie хранятся в браузере и остаются актуальными до истечения срока их действия (если до того момента не будут удалены Пользователем). Действия сеансовых файлов cookie истекает по завершении сеанса связи Пользователя после закрытия веб-браузера. 4.5 Хранение персональных данных осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом. 4.6 При осуществлении хранения персональных данных ООО «Легион-информ» использует базы данных, находящиеся на территории Российской Федерации, в соответствии с ч. 5 ст. 18 Федерального закона «О персональных данных». Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, обособляются от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных материальных носителях персональных данных (далее — материальные носители), в специальных разделах или на полях форм (бланков). При фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных используется отдельный материальный носитель. 4.7 Условием прекращения обработки персональных данных являться достижение целей обработки персональных данных, истечение срока действия согласия или отзыв согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, а также выявление неправомерной обработки персональных данных. Уничтожение персональных данных осуществляется в установленные законом сроки (согласно ч.3 ст.20, ч.3, 4, 5, 5.1 ст.21 Закона № 152-ФЗ «О персональных данных»), с составлением акта об уничтожении персональных данных, в полном соответствии с приказом Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 28.10.2022г. № 179 «Об утверждении Требований к подтверждению уничтожения персональных данных». Способы и методы уничтожения персональных данных определяется ответственным лицом за организацию обработки персональных данных в каждом конкретном случае.
Сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных. 5.1. Общество принимает меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных». 5.2. Доступ к информации, составляющей персональные данные, ограничен. Обеспечено принятие организационных, правовых и технических мер для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных в соответствии с установленными требованиями уполномоченных органов власти. 5.3. Лица, осуществляющие обработку персональных данных, обучены и проинструктированы. Хранение носителей баз данных, содержащих персональные данные обеспечено. Несанкционированный доступ к базам персональных данных исключен. Не контролируемое проникновение или пребывание посторонних лиц в помещениях, где ведется обработка персональных данных, исключено. Контроль учета лиц, допущенных к работе с персональными данными, ведется. Модель угроз безопасности персональных данных при их обработке разработана. Разработаны инструкции и рекомендации по эксплуатации средств защиты информации. Информационная система персональных данных введена в эксплуатацию. Проводятся мероприятия (еженедельные/ежемесячные/квартальные) по контролю соблюдения выполнения требований законодательства и принятых нормативных актов.
Права субъекта персональных данных. 6.1. Субъект персональных данных или его представитель имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей: — подтверждение факта обработки персональных данных; — правовые основания и цели обработки персональных данных; — применяемые Обществом способов обработки персональных данных; — наименование и место нахождения, сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании обращения или на основании федерального закона; — обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок предоставления таких данных не предусмотрен федеральным законом; — сроки обработки персональных данных (в т.ч. сроки их хранения); — порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ; — наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Общества, если обработка поручена или будет поручена такому лицу; — иные сведения, предусмотренные Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ. 6.2. Субъект персональных данных имеет право на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке. 6.3. Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в случае, если доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц. 6.4. Субъект персональных данных вправе требовать от ООО «Легион-информ» уточнения своих персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав. 6.5. Отказ субъекта персональных данных предоставить свои персональные данные для обработки в определенных целях влечет невозможность достижения этих целей. Для осуществления перечисленных прав субъекту персональных данных необходимо направить письменное обращение в адрес ООО «Легион-информ» или обратиться с письменным заявлением.
Дополнительные сведения. 7.1. В ООО «Легион-информ» назначены лица, ответственные за организацию обработку персональных данных и обеспечение безопасности персональных данных. 7.2. По всем вопросам, связанным с получением доступа к собственным персональным данным, получением информации, касающейся обработки персональных данных, любыми дополнительными разъяснениями субъекту персональных данных следует обратиться в Общество следующими способами: — по телефону: 8 (4012) 33-60-23; — по электронной почте: legion-inform@mail.ru; — направив письменное обращение в адрес: — 236023, Калининградская область, город Калининград, Красная ул., д. 115
